Kuinka sujuvoittaa yrityksen sisäisiä IT-prosesseja?
IT-palvelunhallinta (IT service management) on jotain, mikä tavalla tai toisella kuuluu jokaisen yrityksen toimintoihin. Puhe yrityksen sisäisistä IT-prosesseista voi kuitenkin kuulostaa hieman kuivalta tai tuoda mieleen jopa turhan säädön ja ylimääräisen odottelun. IT-prosessien keskiössä on silti täsmälleen sama asia kuin useimpien muidenkin prosessien, eli ihmiset ja heidän tarpeensa. Prosesseilla tarkoitetaan yleisesti ketjuja, jotka alkavat tarpeella ja päättyvät tarpeen täyttämiseen. Näissä ketjuissa erilaiset työvaiheet seuraavat toisiaan.
Myös IT-prosessien keskiössä on asiakkaan tarve ja sen tyydyttäminen, eli palvelun tai tuotteen toimittaminen. On yrityksen koosta riippumatta tärkeää, että nämä prosessit toimivat moitteettomasti ja yrityksen toimintoja tukien. Asiakkaana olevien työntekijöiden tulee saada palvelunsa helposti ja nopeasti. Samoin palveluiden toimittamisesta vastaavan IT-osaston työntekijän tai muun henkilön tulee pystyä toteuttamaan näitä toiveita mahdollisimman tehokkaasti ja mukavasti.
Ymmärrä nykyhetki ja tunnista mahdolliset kipukohdat
Kaikki kehitys lähtee aina nykyhetken ymmärtämisestä. Tämän vuoksi olisi tärkeää kuvata tämänhetkiset prosessit ja tunnistaa mahdolliset kipukohdat. Useissa yrityksissä IT-palveluista kerättävä data on esimerkiksi puutteellista, tai ongelmana voivat olla vaikkapa epäselvät vastuurajat. Prosessien kuvaamisessa voi olla hyvä käyttää apuna esimerkiksi palvelumuotoilun keinoja. Myös IT-palvelunhallinnan prosessien kehityksen tulee olla ihmislähtöistä ja molemmilla puolilla olevien työntekijöiden hyvinvointia ja työtä tukevaa. Mikäli nykyhetken kartoituksen myötä nousee tarve uudelle työkalulle, on hyvä pitää mielessä, että hyvän IT-palvelunhallinnan työkalun tulee nimenomaan tukea sekä asiakkaana olevan työntekijän että palvelun hoitavan työntekijän käyttäjäkokemusta. Avainasemassa ovat työkalun joustavuus ja sopivuus omaan toimintaan sekä se, että työkalun avulla katseen voi pitää levollisesti tulevaisuudessa.
Jatkuvan parantamisen periaate toimii lähes kaikessa kehityksessä
Voidaan sanoa, että melkeinpä kaikessa kehityksessä tärkeintä on jatkuvan parantamisen periaate. Kun huomataan, että on mahdollisuus hoitaa asioita fiksummin, näihin huomioihin tulee pystyä tarttumaan ja viemään niitä eteenpäin toimintaan. On olennaista, että käytössä on työkalu, joka tämän mahdollistaa. Freshservice on IT-palvelunhallinnan joustava työkalu, jossa monipuoliset toiminnot ja käyttäjäystävällisyys kulkevat käsi kädessä. Hyvän IT-prosesseja helpottavan työkalun avulla IT-palveluiden suorituskyky paranee ja hukka vähenee monella tasolla. Laadukas työkalu on avainasemassa mahdollistamassa asiakaslähtöistä prosessien kehittämistä ja toimintaa. Koska IT-palvelunhallinta on yhdistelmä ihmisiä, prosesseja ja työkaluja, on olennaista, että nämä kaikki osa-alueet otetaan tasaisesti huomioon parhaan mahdollisen tuloksen aikaansaamiseksi.
